Backup no Microsoft Sharepoint: garantindo a segurança dos seus dados

Fazer backup no Microsoft SharePoint é uma prática importante para garantir a segurança e recuperação dos dados.

Essa plataforma de colaboração e gerenciamento de documentos desempenha um papel importante no compartilhamento de informações e dados de uma empresa.

Mas para aumentar a segurança e integridade dos dados, é necessário adotar práticas como o backup e o uso de ferramentas específicas que evitam a perda e o roubo de dados.

Se você quer saber mais sobre backup no Microsoft Sharepoint e os benefícios dessa ferramenta, continue a leitura. Vamos explicar tudo sobre o assunto.

O que é Microsoft SharePoint?

O SharePoint é uma plataforma de colaboração e gerenciamento de conteúdo voltada para o desenvolvimento de sites. Essa ferramenta na nuvem se integra ao pacote de soluções do Microsoft 365.

É simples e prático de usar, pois as pessoas autorizadas podem acessar os documentos a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet.

Atualmente, as empresas lidam com um grande volume de textos, imagens e documentos. Contudo, boa parte desses arquivos só deve ser acessada por pessoas autorizadas, nunca por terceiros.

Os principais benefícios desta plataforma são o compartilhamento simples de arquivos empresariais, colaboração e melhora da comunicação interna, já que os funcionários terão mais facilidade para compartilhar arquivos e informações entre si.

Com isso, o SharePoint se mostra uma solução interessante para as empresas que desejam otimizar o processo de compartilhamento de arquivos, e, dessa forma, simplificar a comunicação entre funcionários de diferentes setores.

Só que para utilizar a ferramenta da forma correta e usufruir melhor dos seus benefícios, é importante também, adotar práticas seguras, como o backup no Microsoft SharePoint.

Como fazer backup manual do Sharepoint?

O primeiro passo para fazer backup no Microsoft SharePoint dessa forma é abrir o site do SharePoint no navegador.

Depois, acesso a biblioteca de arquivos e clique em ‘’Documentos’’.

Agora, selecione os arquivos desejados, clique com o botão direito e vá até a opção ‘’Fazer o download’’.

Você pode armazenar os arquivos em um disco rígido apropriado para guardar suas cópias de segurança.

Seguindo esses passos, você já consegue fazer backup no Microsoft SharePoint.

Como fazer backup no Microsoft SharePoint usando recursos do Microsoft 365?

Também é possível sincronizar arquivos do SharePoint Online com o seu desktop, pois assim, os arquivos ficarão disponíveis mesmo se você estiver offline.

Nesse caso, faça o login e abra o site que será sincronizado com a aplicação desktop do OneDrive.

Vá até ‘’Documentos’’.

Para fazer o download dos documentos para a pasta do OneDrive, escolha a opção ‘’Sincronizar’’.

Isto resultará em uma solicitação para abrir a pasta do OneDrive a fim de confirmar a ação.

Quais as vantagens de fazer backup no Microsoft SharePoint?

A perda e o roubo de dados trazem prejuízos financeiros e podem prejudicar a reputação de uma empresa.

Por esses e outros motivos, é fundamental encontrar maneiras de evitá-los. Uma das melhores práticas é realizar backup no Microsoft SharePoint. Em caso de falhas no sistema ou exclusão acidental, o backup permite a recuperação dos dados danificados. 

Quando feito corretamente, essa cópia de segurança protege os dados contra ameaças cibernéticas. Problemas como a perda ou roubo de dados podem forçar a empresa a interromper suas operações. No entanto, o backup possibilita que a organização continue funcionando, reduzindo o tempo de inatividade em caso de erros ou falhas.

Como manter a segurança dos dados no Microsoft SharePoint?

Para manter a segurança dos dados nessa plataforma, é importante utilizar práticas e ferramentas adequadas, que vão garantir a proteção das informações.

Veja, abaixo, as melhores formas de fazer isso: 

1. Backup

Como você já sabe, fazer backup no Microsoft SharePoint é importante para copiar arquivos e pastas para sistemas secundários, caso seja necessário fazer uma restauração futura.

Crie uma política para definir a frequência do backup, que depende do volume de alterações de dados e outros fatores importantes para cada empresa.

A realização de testes regulares também ajuda a garantir a recuperação e restauração sempre que necessário.

2. Controle o acesso dos usuários

O controle de acesso é um termo de segurança que define quais pessoas devem ter acesso aos dados, aplicativos e recursos da empresa. 

Em outras palavras, o controle de acesso impede que pessoas não autorizadas acessem dados e arquivos confidenciais. 

É possível selecionar quais profissionais podem visualizar e/ou editar um arquivo, seja de forma individual ou por grupos. Entre os principais motivos para controlar o acesso, podemos citar:

• Segurança de dados: essa prática evita que documentos sejam perdidos, roubados ou danificados.

• Visibilidade e controle: você saberá exatamente quem são os usuários que podem acessar ou até mesmo alterar as informações.

• Redução de erros: torna-se mais fácil evitar erros, como exclusões acidentais ou mudanças inadequadas, que comprometem a integridade dos arquivos.

3. Classificação de documentos

Classifique os documentos de acordo com a importância de cada um.

Além disso, separe-os em categorias, para que eles sejam encontrados rapidamente quando você precisar deles.

A organização ajuda a economizar tempo e a encontrar informações de maneira rápida.

4. Acompanhe o que acontece no SharePoint

Tão importante quanto fazer backup no Microsoft SharePoint e controlar o acesso, é monitorar o que está acontecendo na plataforma.

Os relatórios de auditoria criados pela plataforma ajudam você a fazer o monitoramento.

Eles podem ser analisados frequentemente, de acordo com os critérios estabelecidos pela empresa.

Esses recursos também ajudam a recuperar o histórico de ações realizadas por usuários em um período específico.

5. Utilize o plano de prevenção contra perda de dados

O Data Loss Prevention (DLP) evita o compartilhamento acidental de informações confidenciais.

Com o DLP, você consegue detectar informações sigilosas e impedir que o compartilhamento de arquivos ou e-mail seja feito de forma indevida.

O backup no Microsoft SharePoint e o plano de prevenção contra perda de dados são duas práticas importantes para proteger informações empresariais.

Como você pode ver, essa ferramenta é fantástica. Mas para utilizá-la da melhor forma possível, utilize recursos específicos que protegem dados e informações confidenciais.

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